Des particuliers peuvent être amenés à apporter leur concours aux fonctionnements des bibliothèques.
Ces personnes ont alors le statut de collaborateur occasionnel du service public (CE n°187649 du 31/03/1999). La notion de bénévole n'est pas définie par la réglementation.
Le collaborateur occasionnel s’engage de son plein gré, de manière désintéressée, en sa seule qualité de particulier, à apporter une contribution effective à un service public dans un but d'intérêt général, soit en renfort et sous la direction d’un agent public, soit par substitution.
Il peut exercer, seul ou au sein d’une équipe de salariés, des tâches :
- de gestion courante de la bibliothèque (accueil du public, prêt et retour, remise en rayon, équipement des livres…), et/ou
- des tâches liées au métier de bibliothécaire (désherbage, acquisitions, catalogage…)
Cas des bénévoles mineurs : Les mineurs peuvent participer bénévolement aux activités des bibliothèques. Il faut simplement veiller aux autorisations parentales et aux assurances (collectivité/association + responsabilité civile du mineur).
Démarches administratives
La convention d'engagement
Le régime applicable aux collaborateurs occasionnels ne peut être assimilé à celui des agents publics, il est nécessaire de formaliser la collaboration entre le bénévole et la collectivité par la signature d’une convention spécifique définissant les droits et obligations de chacune des parties.
Ce document permet de :
- Contractualiser la collaboration entre la collectivité et le collaborateur occasionnel
- Rappeler les droits et les obligations de chaque partie
- Préciser le cadre de la collaboration entre collaborateurs occasionnels et salariés : son positionnement, ses missions, ses liens avec la collectivité et les salariés, ses droits et ses devoirs
- Valoriser le travail des bénévoles et les initiatives prises dans le cadre de la bibliothèque et plus largement, dans le cadre des bilans d’activités (gestion de la bibliothèque, accueil du public, démarches participatives, développement de projets divers avec d’autres acteurs)
- Accompagner le bénévole pour accomplir ses missions qui se sont complexifiées : droit à la formation (cf. le programme de formation de la BDM notamment)
Pourra être ajouté en annexe de la convention La Charte du bibliothécaire volontaire et la Fiche Missions du bénévole
Les assurances
A l'occasion de cette collaboration, les bénévoles peuvent subir ou causer des dommages.
Les collectivités doivent :
- S’assurer de posséder une couverture multirisque appropriée garantissant les risques d'accident
- Vérifier que cette garantie responsabilité générale permet de couvrir les dommages subis ou causés par le bénévole à l'occasion d'une mission de service public
Le collaborateur occasionnel doit :
- Justifier de la souscription d'une garantie de responsabilité civile
- Fournir le bulletin n°2 de son casier judiciaire
la délibération
du Conseil municipal ou intercommunal approuvant la convention
Recruter
1/ Associer les élus pour valider la démarche
- Les bénévoles comme les salariés sont sous la responsabilité des élus. Ceux-ci doivent donc prendre part à la démarche de recrutement
2/ Identifier et évaluer les besoins du réseau/de la bibliothèque
- Tâches à effectuer en fonction du besoin de la bibliothèque et des goûts et compétences du bénévole
- Nombre d’heures à effectuer : ni trop ni pas assez
- Contraintes : être disponible aux horaires d'accueil ou d'animation, avoir le permis de conduire, accepter de se former
NB : Recruter un nouveau bénévole peut permettre de réinterroger la place et les envies des autres bénévoles au sein de l’équipe. Pour vous aider dans cette démarche, n’hésitez pas à vous appuyer sur la fiche pratique "Répartition Mission Bibliothèque".
3/Rédiger une annonce
- Définir les missions de la bibliothèque et détailler la diversité des tâches
- Mettre en avant les bénéfices de cette expérience
4/Diffuser l’annonce
- Utiliser les outils de communication locaux (site internet, bulletin communal ou intercommunal, presse locale, réunion d'informations municipale…)
- Multiplier les lieux de diffusion (commerces, salles d'attentes, lieux publics…), élargir aux communes proches
5/Rencontrer les candidats
- Présenter le métier dans toute sa diversité
- Prendre en considération les intérêts de la personne tout en rappelant la nécessité du partage des tâches
- Informer de l’importance de respecter leur engagement au sein d’un service public
- Etre à l’écoute des propositions éventuelles du candidat
- Il est possible de refuser une candidature
NB : Il est possible de refuser une candidature si elle ne correspond pas aux besoins identifiés, comme il est possible pour le bénévole de ne pas se positionner ou de mettre fin à sa collaboration.
Accueillir
1/ Transmettre les infos essentielles pour être à l’aise dans les missions confiées
- Comprendre le fonctionnement de la collectivité
- Se repérer dans l’organisation du réseau : qui fait quoi comment
- Présenter l’articulation département/EPCI/Commune
2/ Connaître son rôle et les missions dans la bibliothèque
- Proposer une charte favorisant l’accueil et l’intégration des nouveaux arrivants
3/S'engager et évaluer annuellement cette collaboration
- Signer conjointement la convention d’engagement
- Voir si les besoins de la bibliothèque ou les goûts du bénévole n'ont pas évolué
- Laisser la possibilité au bénévole ou à la bibliothèque de suspendre son engagement
téléchargements
Documents de référence
pense-bête
- la collectivité s'est assurée d'avoir une couverture multirisque appropriée
- les collaborateurs occasionnels sont titulaires d'une assurance responsabilité civile
- la collectivité s’assure des compétences du collaborateur occasionnel pour exercer les missions confiées
- la collectivité délibère sur la liste des bénévoles au moins une fois par an
- la collectivité vérifie le bulletin n°2 du casier judiciaire
- la collectivité établit une convention d’engagement